Kasy online, odgrywają kluczową rolę w systemie ewidencji sprzedaży i są ważnym narzędziem w monitorowaniu obrotów gospodarczych przez organy podatkowe.
Wyłąc
zenie takich systemów w okresach bezczynności budzi istotne pytania z perspektywy urzędów skarbowych. Poniżej przedstawiamy główne obowiązki oraz regulacje dotyczące kas online, które powinny być przestrzegane, aby uniknąć problemów z organami podatkowymi.
1. Obowiązek ciągłego działania kasy fiskalnej online
Kasy fiskalne online są zaprojektowane do ciągłej pracy i przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Zgodnie z obowiązującymi przepisami:
-
Nieprzerwane działanie: Kasa fiskalna online musi być nieprzerwanie aktywna i gotowa do rejestrowania transakcji oraz przesyłania danych do CRK. Wyłączenie systemu może prowadzić do naruszenia przepisów dotyczących ewidencji sprzedaży.
-
Rejestracja transakcji: W przypadku, gdy kasa online jest wyłączona lub w trybie offline, przedsiębiorca jest zobowiązany do rejestracji transakcji w sposób alternatywny, który umożliwi późniejsze przesłanie danych do CRK, zgodnie z zasadami określonymi przez przepisy.
2. Obowiązek przechowywania i przesyłania danych
Organy skarbowe kładą duży nacisk na przechowywanie oraz przesyłanie danych z kas online:
-
Przechowywanie danych: Przedsiębiorcy muszą zapewnić, że dane dotyczące sprzedaży są przechowywane w systemie kasy online przez okres wymagany przez przepisy prawa. Wyłączenie kasy, które prowadzi do utraty danych, może być traktowane jako naruszenie przepisów.
-
Przesyłanie danych: Kasa fiskalna online musi regularnie przesyłać dane do CRK. W przypadku problemów z przesyłaniem danych, przedsiębiorca jest zobowiązany do niezwłocznego zgłoszenia tego faktu do właściwego urzędu skarbowego i dostarczenia danych w formie alternatywnej.
3. Obowiązek zgłaszania awarii i przerwy w działaniu
W przypadku awarii lub potrzeby wyłączenia kasy online, przedsiębiorcy mają określone obowiązki:
-
Zgłaszanie awarii: Przedsiębiorca jest zobowiązany do niezwłocznego zgłoszenia awarii kasy online do urzędów skarbowych oraz informowania o przewidywanym czasie naprawy lub wymiany urządzenia.
-
Dokumentacja: W przypadku planowanej przerwy w działaniu kasy, np. podczas konserwacji, przedsiębiorca powinien dokumentować powody przerwy oraz podjąć środki tymczasowe, takie jak alternatywne metody ewidencji sprzedaży.
4. Konsekwencje prawne za naruszenia
Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących działania kasy online może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych:
-
Kary finansowe: Organy skarbowe mogą nałożyć kary finansowe za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących ewidencji sprzedaży oraz przesyłania danych do CRK. Kary te mogą obejmować zarówno mandaty, jak i dodatkowe sankcje.
-
Kontrole skarbowe: W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu kasy fiskalnej online, urzędnicy skarbowi mogą przeprowadzać szczegółowe kontrole, które mogą prowadzić do dalszych konsekwencji, takich jak konieczność przedstawienia dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień.
Podsumowanie
Z perspektywy urzędów skarbowych, wyłączenie kasy online w okresach bezczynności wiąże się z istotnymi obowiązkami i regulacjami. Przedsiębiorcy muszą zapewnić nieprzerwaną ewidencję sprzedaży oraz terminowe przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas. Wszelkie awarie, przerwy w działaniu lub inne problemy z kasą fiskalną online powinny być niezwłocznie zgłaszane do Urzędów Skarbowych, a przedsiębiorcy muszą stosować się do zasad określonych przez przepisy prawa, aby uniknąć konsekwencji prawnych i finansowych.
Ewidencja pomyłek na kasie fiskalnej – co zrobić, gdy popełni się błąd?
W natłoku pracy, w długich kolejkach klientów czy w trakcie mniej udanego dnia, łatwo o błąd na kasie fiskalnej. Czasami wystarczy dodać jedno zero za dużo, by pojawił się problem.
Czy jednorazowa sprzedaż wymaga kasy fiskalnej?
Kwestia, czy jednorazowa sprzedaż wymaga kasy fiskalnej, zależy od kilku czynników. Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje, które pomogą Ci ustalić, czy w Twoim przypadku potrzebna jest kasa fiskalna.
Czy mam obowiązek wykonać przegląd techniczny kasy?
Tak, jako właściciel kasy fiskalnej masz obowiązek regularnie przeprowadzać przegląd techniczny swojego urządzenia.
Kontrola z Urzędu Skarbowego
Kontrola z Urzędu Skarbowego to temat, który budzi wiele emocji i obaw wśród przedsiębiorców.
Kiedy nie trzeba mieć kasy fiskalnej?
Kasa fiskalna jest powszechnie używanym narzędziem do ewidencjonowania sprzedaży towarów i usług.
Kasa fiskalna a ponowne rozpoczęcie działalności
Zdarza się, że z powodu splotu nieprzewidzianych zdarzeń i wypadków życiowych, zamykamy działalność gospodarczą – przynajmniej na jakiś czas.
Płatność przelewem a zwolnienie z kasy fiskalnej
Kasy fiskalne rejestrują sprzedaż towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Istnieją jednak pewne zwolnienia z obowiązku używania kasy fiskalnej, w tym związane z rodzajem płatności.
Kasa fiskalna dla prawnika
Od 1 stycznia 2021 roku, obowiązek korzystania z kas fiskalnych online został rozszerzony na kolejne branże, w tym również na prawników.
Kasa fiskalna w branży kosmetycznej i fryzjerskiej
Branża kosmetyczna i fryzjerska to sektor, który od lat cieszy się dużym zainteresowaniem.
Zmiana serwisu fiskalnego.
Zmiana serwisu kasy fiskalnej jest dość łatwa, pod warunkiem przestrzegania określonych przepisów prawnych. Ważne jest, aby postępować zgodnie z obowiązującymi zasadami. Pamiętaj, że nikt nie ma prawa zabronić Ci zmiany serwisu.
Terminal płatniczy a kasa fiskalna.
W ramach Polskiego Ładu wprowadzono szereg zmian, które dotyczą obowiązków przedsiębiorców związanych z terminalami płatniczymi i kasami fiskalnymi.