Ewidencja pomyłek na kasie fiskalnej – co zrobić, gdy popełni się błąd?

Ocena:

5/5 | 1 głosów

W natłoku pracy, w długich kolejkach klientów czy w trakcie mniej udanego dnia, łatwo o błąd na kasie fiskalnej. Czasami wystarczy dodać jedno zero za dużo, by pojawił się problem.

Polskie przepisy nie precyzują szczegółowo procedur korygowania błędów na kasach fiskalnych. Szczegóły dotyczące ewidencji i korekt można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku, które reguluje kwestie dotyczące kas rejestrujących. W Rozdziale 2 tego rozporządzenia, który opisuje sposób prowadzenia ewidencji oraz zasady użytkowania kas, znajdują się istotne informacje w paragrafie 3 i ustępie 4:

W przypadku oczywistej pomyłki w ewidencji, podatnik jest zobowiązany niezwłocznie dokonać jej korekty poprzez wprowadzenie informacji do odrębnej ewidencji. Powinna ona zawierać:

1. Błędnie zarejestrowaną sprzedaż, czyli wartość brutto oraz wysokość podatku należnego;
2. Krótki opis przyczyny i okoliczności błędu oraz oryginał paragonu fiskalnego potwierdzającego sprzedaż, w której wystąpiła pomyłka.
3. W przypadku korekty opisanej w ust. 4, podatnik powinien zarejestrować sprzedaż we właściwej wysokości przy użyciu kasy fiskalnej.

Przepisy dotyczące ewidencji błędów na kasie fiskalnej są dość ogólne. Rozporządzenie nie definiuje, co można uznać za oczywisty błąd, ale określa sposób jego korekty.

Jak rozumieć „oczywistą pomyłkę”

W razie wątpliwości co do interpretacji przepisów dotyczących kas fiskalnych warto sprawdzić dostępne interpretacje prawne. Zwykle są one wydawane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej lub Izbę Skarbową.

Według istniejących interpretacji, oczywista pomyłka to błąd wyraźnie niezamierzony, spowodowany niedopatrzeniem lub pośpiechem. Może to być np. błędne wprowadzenie produktu lub nieprawidłowe naliczenie podatku VAT. Oczywista pomyłka powinna być zauważona natychmiast podczas transakcji lub zaraz po jej zakończeniu, co ułatwia ewidencję błędów na kasie fiskalnej.

Korekta oczywistej pomyłki

Ewidencja błędów w przypadku oczywistych pomyłek nie wymaga konkretnej formy prawnej. Można używać własnych formularzy lub zeszytów. Niezależnie od wybranej metody, dokumenty powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu, takim jak segregator lub teczka. Ewidencję można prowadzić na podstawie okresów rozliczeniowych z VAT lub miesięcznych raportów. W przypadku posiadania kilku kas fiskalnych, każda z nich powinna mieć oddzielną ewidencję.

Jeśli błąd zostanie zauważony natychmiast, nie wydawaj paragonu klientowi, lecz zachowaj go na później. Sprzedaż należy zarejestrować ponownie i przekazać klientowi poprawny paragon. Dokumentacja błędu powinna zawierać numer NIP sprzedawcy, numer ewidencyjny urządzenia, wartość brutto sprzedaży, wysokość podatku oraz opis przyczyny błędu. Na podstawie tej ewidencji należy skorygować przychody oraz VAT w księdze przychodów i rozchodów. W internecie dostępne są wzory takich dokumentów.

Korekta błędu nieoczywistego

Czasami błędy nie są dostrzegane od razu i wychodzą na jaw dopiero po kilku dniach. W takim przypadku mamy do czynienia z błędem nieoczywistym.

Czy możliwa jest korekta błędu nieoczywistego? Tak, jednak procedura jest nieco bardziej skomplikowana. Konieczne jest posiadanie dokumentu potwierdzającego błąd, np. wydruku z terminala płatniczego lub innego dowodu, jeśli transakcja była rejestrowana przez drukarkę fiskalną. W aptekach dodatkowym dokumentem może być recepta.

Ewidencja błędów nieoczywistych powinna zawierać datę wystawienia paragonu, jego numer, nazwę towaru lub usługi, opis okoliczności oraz przyczyn korekty, a także prawidłową kwotę obrotu i podatku należnego.

Jeśli standardowa ewidencja błędów okazuje się niewystarczająca, skontaktuj się z Urzędem Skarbowym lub z nami. Możliwe, że mieliśmy do czynienia z podobnym przypadkiem i będziemy w stanie doradzić. Zapraszamy do kontaktu!